○天草広域連合文書管理規程
平成17年3月14日
訓令第6号
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受及び交付(第12条―第17条)
第3章 文書の作成等(第18条―第26条)
第4章 文書の整理、保存及び廃棄(第27条―第37条)
第5章 補則(第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他別に定めのあるもののほか、天草広域連合(以下「広域連合」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 広域連合において収受し、発送し、又は保管するすべての文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(2) 完結文書 一定の手続きに従って施行され、かつ、事案の処理が完結した文書をいう。
(3) 未完結文書 完結文書以外の文書をいう。
(4) 保存文書 第29条第1項に規定する第1種及び第2種に属する文書で消防本部又は事務局で書庫において管理する文書をいう。
(5) 保管文書 保存文書以外の文書で各課等の長が管理する文書をいう。
(6) 課等 天草広域連合組織規則(平成13年規則第1号)第2条及び天草広域連合組織規則(平成13年規則第26号)第2条に規定する課、室、署(分署を含む。)、又は議会行政委員会をいう。
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 広域連合長その他の執行機関が所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 広域連合長その他の執行機関がその権限に基づいて特定の個人、法人又は団体に対し、一方的一定の作為又は不作為の義務を課する行政処分を行う場合に発するものをいう。
ウ 指令 広域連合長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務運営上の細目、法令の解釈、処理の方針等を指示し、その他の一定の行為を命ずる場合に発するものをいう。
イ 依命通達 広域連合長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が広域連合長の命を受けて当該補助機関名をもって発するものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる文書以外の文書をいう。
(文書の左横書き)
第4条 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められたもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰文、儀式文その他総務企画課長及び消防本部総務課長(以下「総務課長等」という。)が縦書きを適当と認めたもの
(文書処理の原則)
第5条 文書は、正確、迅速及び丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
2 課等においては、記録等により、文書処理の過程を明らかにしておかなければならない。
(課長の職務)
第6条 総務課長等は、文書事務が、この規程に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう常に、その指導及び改善に努めなければならない。
2 各課等の長は、課等における文書事務が、この規程に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう努めなければならない。
(文書取扱者)
第7条 文書事務を適切に行うため、課等に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、課等の長が職員のうちから選任する。
(文書取扱者の職務)
第8条 文書取扱者は、上司の命を受けて、その課等における次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び配付及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存、利用及び廃棄に関すること。
(4) 前各号に掲げるもののほか文書の取扱に関すること。
(2) 令達文及び往復文 「天広連」字の次に課等名を冠した記号を記入し、文書収発簿(様式第3号)により文書番号を記入する。
(3) 文書番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、法規文、告示文、訓令及び議案文の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わるものとする。
(4) 前項の文書番号は、その事案の完結するまで同一の番号を用い、往復の回数に従い順次枝番号を付するものとする。
(文書の発信者)
第10条 決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者名は広域連合長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要があるときは、会計管理者名若しくは事務局長名、消防長名又は広域連合名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、特に軽易な往復文書、庁内文書等の発信者は、課等の長名を用いることができる。この場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。
(1) 広域連合長の決裁を要するもの 甲
(2) 事務局長及び消防長の専決及び決裁に属するもの 乙
(3) 課等の長の専決及び決裁に属するもの 丙
2 前項の決裁区分の判定は、課等の長が行うものとする。
第2章 文書の収受及び交付
(文書の収受及び交付)
第12条 広域連合に到達した文書(庁外の事務所等に直接到達した文書を除く。)は、総務課等において収受し、配付先が不明なものを除き、開封しないで次の各号に掲げるところにより処理するものとする。
(2) 親展のもの、秘密のもの及び電報 封をしたまま封筒の表面に受付日付印を押印し、親展文書配付簿(様式第5号)に記載したうえ、交付する。
(3) 金券及び有価証券(現金を含む。) 特殊文書処理簿(様式第6号)に記載したうえ、交付する。
(4) 異議申立書、訴状等でその到達日時が権利の得喪又は変更に関係する文書 開封し、文書の余白に到達日時を記載し、取扱者の認印を押印し、及び封筒を添付して関係課に交付する。
2 総務課長等は、文書が2以上の課に関係するものであるときは、その関係の最も深い課に交付しなければならない。
3 所管の明らかでない文書は、関係課と協議のうえ、総務課長等が主管課を決定し、交付する。
4 文書取扱者は、配付を受けた文書がその所管に属さないときは、直ちに総務課等に返付しなければならない。
(収受の処理を要しない文書)
第13条 到達した文書のうち、次の各号に掲げるものについては、文書収発簿の記載を省略することができる。
(1) 案内書その他これに類するもので軽易と認められるもの
(2) 新聞、雑誌その他これらに類する印刷物
(3) 広告物その他これに類するもの
(4) 文書記号及び文書番号を付けることを要しないように様式を定められている文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、記載する必要がないと総務課長等が認めた文書
2 前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、定時に行うものとする。
3 前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。
5 前2項の場合において、送受信装置に着信した電磁的記録であって、主管する課等(以下「主管課」という。)の長が簡易な取扱いができると認めるときは、これらの規定による処理を省略することができる。
(郵便料金の不足又は未納の文書)
第15条 郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長等が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。
(処理方法)
第17条 課等の長は、閲覧した文書について自ら処理するものを除き、処理方針を示して主管係長又は担当者に交付しなければならない。ただし、貴重な文書又は上司の指示を受けて処理することが適当と認められる文書は、上司の閲覧又は指示を受けた後に交付しなければならない。
2 主管係長又は担当者は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。
第3章 文書の作成等
(1) 軽易な照会、回答、通知、依頼等で、文書の余白に処理案を記入して処理できるもの
(2) 定例的な報告等で所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(3) 事務処理上起案用紙を用いることが適当でないもので、あらかじめ、総務課長等の承認を受けた帳票により処理できるもの
2 起案文書の作成にあたっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文書処理カード等による上司の指示に基づいて処理すること。
(2) 常用漢字を用い、簡明な現代かなづかいの口語文体とすること。
(3) 起案文書には、必要により要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類を付記し、又は添付すること。
(4) 起案文書には、起案する際、決裁の区分、保存年限等を記載すること。
(起案文書の持回り等)
第19条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。
3 起案文書の事案を代決した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載するものとする。
(合議)
第20条 起案文書の事案が他の課の主管事務に関係あるものは、関係課長に合議しなければならない。
2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合において、協議が整わないときは、事務局長又は消防長の指示するところにより処理しなければならない。
(浄書)
第21条 決裁文書の浄書は、主管課において行う。
2 決裁文書の浄書は、正確、明りょうに行わなければならない。
3 決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。
4 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押印しなければならない。
(公印の押印)
第22条 事案を文書によって施行するときは、当該文書に公印を押印しなければならない。ただし、内部文書、軽易な文書その他の文書で課等の長が公印を押印する必要がないと認めたものについては、この限りではない。
2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)で、その交付等の日時、場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、公印事前押印承認願(様式第8号)により総務課長等の承認を得て、事前に押印することができる。
(公印の刷込み)
第23条 公印は刷込むことができない。ただし、当該公印を使用する証票等に公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、公印刷込み承認願(様式第9号)により総務課長等の承認を得て、刷込むことができる。
(1) 郵便で施行するもの 当該浄書文書に文書記号等を付けることを要しないと定められているものを除き、文書記号等並びに日付を記入し、あて先を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの及び書留にするもの(以下「親展等によるもの」と総称する。)にあっては、当該封筒に「親展」、「速達」及び「書留」と記載すること。
(2) 小包で施行するもの 荷造りをし、当該包装紙にあて先を記載し、「小包」(親展等によるものにあっては、さらに「親展」等)と記載すること。
2 前項の規定による総務課への回付は、急施を要する場合を除くほか、退庁時刻1時間前までに行わなければならない。
5 前22条第1項ただし書に規定する文書のうち緊急性を要し、かつ、公印の押印を要しない文書については、ファクシミリにより伝送することができる。
2 前項の規定にかかわらず、郵便法(昭和22年法律第165号)第5条及び民間業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条に規定されている信書に該当しない文書を発送する場合は、運送営業者によることができる。
第4章 文書の整理、保存及び廃棄
(未完結文書の整理)
第27条 未完結文書は、常に整理し、担当者が不在の場合であってもその経過がわかるようにしておかなければならない。
(完結文書の編さん)
第28条 課等の長は、完結文書を次の各号に定めるところに従い、簿冊により編さんさせなければならない。
(1) 会計に関する文書は会計年度ごとに、その他の文書は暦年又は会計年度ごとに編さんすること。
(2) 編さんした簿冊には、背表紙及び別に定めるリテンションシールを付け、背表紙には、当該簿冊の固有名詞、内容、形態及び年月日又は期間を記載し、リテンションシールには、分類項目の略記号、保存期間等を記載するとともに、簿冊には目次をつけること。
(3) 原則として、施行年月日の順に上から下に編さんすること。
(4) 簿冊の厚さはおおむね10センチメートルを限度として編さんするものとし、1冊に編さんできないものは分冊して編さんすること。
(5) 紙数の都合によっては、数年分又は数年度分を合冊して編さんすることができる。この場合においては、区分紙を差し入れ、年又は年度の区分を明らかにすること。
(6) 調査書類、図面等で同一簿冊に編さんすることができないものは、別冊とし、又は袋等に入れて整理すること。
(文書の保存期間の種別等)
第29条 文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めのあるもののほか、その重要度に応じて、次の各号に掲げるとおりとする。
第1種 30年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 文書の保存期間は、別表に定める文書保存基準に基づいて別に定めるリテンションスケジュール表によるものとする。
3 前項の規定にかかわらず、各課等の長は、リテンションスケジュール表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書については、その必要な期間当該文書を保存することができる。
(保存期間の起算日)
第30条 文書の保存期間は、暦年ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算し、会計年度ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(主管課における保存)
第31条 保管文書は、保存期間の満了の日まで、主管課長において保存管理するものとする。
2 保存文書は、暦年ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年の翌年の満了の日まで、会計年度ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の満了の日まで、主管課長において保存管理するものとする。
(保管文書管理台帳)
第32条 各課等の長は、保管文書について、保管文書管理台帳(様式第13号)に必要な事項を随時記録しなければならない。
2 各課等の長は、保管文書管理台帳に記録された内容について、定期的にその写しを作成するなど内容の保全上必要な措置を講ずるものとする。
(書庫への収蔵)
第34条 総務課長等は、前条の規定により、保存文書の引き継ぎを受けたときは、当該保存文書の整理の適否を審査し、適当と認めるものについて、書庫に収蔵しなければならない。
2 総務課長等は、必要と認めるときは、保存文書の借覧を拒否し、又は借覧中の文書の返還を求めることができる。
(借覧の制限)
第36条 前条第1項に規定する保存文書の借覧期間は、3日以内とする。ただし、やむを得ない理由のため、総務課長等の承認を得たときは、この限りではない。
2 保存文書は、所定の場所で閲覧しなければならない。
3 保存文書は、これを抜き取り、取替え、訂正、追補、添削等してはならない。
4 保存文書は、庁外に持ち出し、又は他人に転貸してはならない。ただし、総務課長等の許可を得たときは、この限りでない。
2 前項の規定により、文書の廃棄を行ったときは、保管文書にあっては主管課長において保管文書管理台帳に、保存文書にあっては総務課長等において、保存文書管理台帳に必要事項を記録するものとする。
3 保存期間が満了しない文書であっても、保存の必要がないと認めるものは、保管文書にあっては主管課長において、保存文書にあっては主管課長に合議したうえ総務課長等において廃棄することができる。
第5章 補則
(委任)
第38条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行し、同日以後取得又は作成する文書から適用する。
3 天草広域連合文書取扱規程(平成13年訓令第4号)は、廃止する。
附則(平成19年訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第10号)
この訓令は、制定の日から施行する。
附則(平成22年訓令第7号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
別表(第29条関係)
文書保存分類表
第1種(30年保存) | 1 議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令及び指令の原議及び関係書類 3 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 4 事務引継に関する重要な文書 5 任免、賞罰、身分その他人事に関する重要なもの 6 褒賞及び表彰に関する重要なもの 7 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの 8 基金に関する重要なもの 9 広域連合債及び借入金に関する重要なもの 10 不動産その他の財産の取得、管理、処分等に関する重要なもの 11 工事関係書類で特に重要なもの 12 許可、認可又は契約に関する特に重要なもの 13 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの 14 原簿、台帳等で重要なもの 15 その他30年保存の必要があると認めるもの |
第2種(10年保存) | 1 備品の出納に関する重要なもの 2 予算、決算及び出納に関する重要なもの 3 許可、認可又は契約に関する重要なもの 4 原簿及び台帳 5 補助金に関する重要なもの 6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの 7 工事、物品等に関する契約で重要なもの 8 陳情に関する重要なもの 9 職員の身分及び服務に関するもの 10 その他10年保存する必要があると認めるもの |
第3種(5年保存) | 1 予算、決算及び出納に関するもの 2 調査、統計、報告、証明に関するもの 3 原簿又は台帳に記入を終わった願、届の書類 4 職員の勤務に関するもの 5 その他5年保存する必要があると認めるもの |
第4種(3年保存) | 1 文書の収受発送及び処理に関するもの 2 当直日誌、出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書で簡易なもの 4 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの 5 消耗品及び材料の受け払いに関するもの 6 その他3年保存する必要があると認めるもの |
第5種(1年保存) | 1 職員の勤務に関する願、届の書類 2 照会、回答、調査、報告、通知等で特に軽易なもの 3 処理を終わった一時限りの願、届の書類 4 第1種から第4種までに属さないもの |
様式第4号 削除
