1　個人情報の漏えい、滅失、改ざん及び損傷防止その他の個人情報の適正管理について次に掲げる事項に留意する。

(1)　業務用に個人所有パソコンを使用した場合は、個人情報等については外部の記録媒体に保存し、パソコン本体には保存しない。

(2)　業務用パソコン(業務用個人データが保存された個人所有パソコンを含む。以下同じ)ではファイル共有ソフトその他業務用以外のソフトを使用しない。

(3)　業務用パソコンは署所から持ち出さない。やむを得ず署所から持ち出す場合は、所属長の許可を得るとともに車両等に放置することなく常に監視できる状態におく。

(4)　個人情報を記録した記録媒体(磁気ディスク、光学ディスク、記憶素子等)は保管場所を決め、署所から持ち出さない。

(5)　個人情報を画面に表示したまま、あるいは直ぐに表示できる状態にあるパソコンを放置しない。

(6)　業務用パソコンにはパスワードを設ける等起動後直ちに使用できるような状態にはしない。

(7)　個人情報が記録された書類等は保管場所を決め、机上に放置しない。

(8)　業務上事務室に立ち入ることが必要な者以外の外部の者をむやみに事務室に立ち入らせない。

(9)　個人情報を管理する者を定め、指定した者に取り扱わせる。

2　個人情報は常に最新のものとするため次に掲げる事項に留意する。

(1)　個人情報の作成、変更時点を記録し、常に最新のものとする。

(2)　記録してある個人情報については変更があった時点で関連のある全ての情報を変更する。

3　保存することが必要でなくなった個人情報の処理について次に掲げる事項に留意する。

(1)　個人情報が記録された書類等は、裁断処理したうえで廃棄する。

(2)　個人情報が記録された記録媒体等は、情報を完全に消去したうえで再使用不可能な状態で廃棄する。

(3)　個人情報が記録された業務用パソコンは、情報を完全に消去したうえで廃棄し、廃棄を業者に委託する場合は履行確認をする。

附則