(目的)

第1条　この要綱は、口頭でなされた天草広域連合(以下「連合」という。)の業務に対する要望等を文書にして連合全体で共有するとともに、当該文書を天草広域連合情報公開条例(平成17年条例第1号。以下「条例」という。)に規定する行政文書として位置付け、公開の対象とすることにより、透明性の高い行政運営の実現を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この要綱において「要望等」とは、個人、団体等から口頭でなされた連合の業務に対する要望、意見、相談、苦情、提案、斡旋あっせん、紹介、黙示の強制、強要等をいう。ただし、次に掲げるものを除く。

(要望等の報告)

第3条　要望等を受けた職員(一般職の職員をいう。以下同じ。)は、その内容を要望等記録票(様式第1号。以下「記録票」という。)に記録し、速やかに所属長(事務部局の課長、消防本部の課長及び消防署長をいう。以下同じ。)に報告しなければならない。ただし、要望等について、応対記録簿、訪問記録簿その他の記録方法により要望等を記録し、所属長に報告する手続を定めている場合は、この限りでない。

(要望等の処理)

第4条　所属長は、前条の規定による報告を受けたときは、自己の責任で処理すべきものと判断した事案を除き、上司である事務局長又は消防長に報告しなければならない。この場合において、事案が2以上の課等に関係するときは、所属長は、関係する課等と合議しなければならない。

(記録票、付議依頼書及び報告票の保管等)

第5条　所属長は、天草広域連合文書管理規程(平成17年訓令第6号)の規定に基づき、記録票、付議依頼書及び報告票を適正に保管しなければならない。

(要望等検討委員会の設置等)

第6条　処理が困難な要望等の処理方針について協議するため、天草広域連合要望等検討委員会(以下「委員会」という。)を置く。

(組織)

第7条　委員会は、事務局長、消防長、事務局及び消防本部の各課長並びに消防署長をもって組織する。

(会長)

第8条　委員会に会長を置き、事務局長をもってこれに充てる。

(会議)

第9条　委員会の会議は、必要の都度会長が招集する。

(庶務)

第10条　委員会の庶務は、総務企画課において処理する。